Samþykktir og lög félagsins
NEXUS: Rannsóknarvettvangur á sviði öryggis- og varnarmála
FORMÁLI
Markmið félagsins er að stuðla að upplýstri umræðu um öryggis- og varnarmál á Íslandi í alþjóðlegu samhengi;
Til að markmið félagsins náist setja stofnendur sér eftirfarandi samþykktir sem kölluð skulu lög félagsins.
I. kafli
HEITI OG HLUTVERK
1. gr.
Félagið, sem er frjáls félagasamtök, heitir NEXUS: Rannsóknarvettvangur á sviði öryggis- og varnarmála. Á ensku skal nafn félagsins útleggjast sem NEXUS: Research forum on Security and Defence.
Félagið starfar samkvæmt þeim lögum, reglum og samþykktum sem gilda um starfsemi frjálsra félagasamtaka hverju sinni auk reglna og viðmiða háskólasamfélagsins að teknu tilliti til reglna um Alþjóðamálastofnun Háskóla Íslands.
2. gr.
Aðsetur félagsins skal vera í Gimli við Sturlugötu, 101 Reykjavík, hjá Alþjóðamálastofnun Háskóla Íslands. Varnarþing félagsins er í Reykjavík.
3. gr.
Félagið er opinn og frjáls rannsóknarvettvangur sjálfstæðra fræðimanna. Félagið er sjálfstætt starfandi, ópólitískt og hefur ekki hagnaðarvon að leiðarljósi.
Félagið er ekki rannsóknarsetur samkvæmt 3. gr. reglna um Alþjóðamálastofnun. Gerðir þess og athafnir verða því ekki í nafni Háskóla Íslands og Alþjóðamálastofnunar né umboði.
4. gr.
Tilgangur félagsins er að auka samstarf á milli fræðimanna, atvinnulífs og opinberra aðila á sviði öryggis- og varnarmála með því að vera vettvangur rannsókna, samstarfs, upplýsinga- og skoðanaskipta félagsmanna og samstarfsaðila.
5. gr.
Til að ná þeim markmiðum sínum mun félagið skipuleggja starfsemi á hverju því sviði sem telja má að geti stutt þau markmið.
Félagið skal mynda umgjörð fyrir samstarf félagsmanna og samstarfsaðila. Það skal vera þekkingarbrunnur sem félagsmenn, samstarfsaðilar, stjórnmálamenn, embættismenn, leiðtogar í einkageiranum, fjölmiðlar, fræðimenn og aðrir áhugasamir borgara sækja í til að öðlast betri skilning á öryggis- og varnarmálum Íslands í alþjóðlegu samhengi.
Ennfremur skal höfuðstarfsemi félagsins vera sem hér segir, án forgangsraðar:
- Rannsóknir
- Málþing og ráðstefnur.
- Útgáfa.
II. kafli
FÉLAGSMENN
6. gr.
Aðild að félaginu er ætluð þeim er stunda rannsóknir og fræðistörf á sviði öryggis- og varnarmála eða hafa aðkomu að opinberri stjórnsýslu á sviði öryggis- og varnarmála. Skilyrði fyrir inngöngu er meistarapróf eða starfsreynsla á viðkomandi sviðum.
Stjórn félagsins getur veitt undanþágu ef skammt er þar til umsækjandi lýkur meistaraprófi eða ef stjórnin metur viðkomandi hæfan vegna annars.
Til að stuðla að opnari og frjálsari upplýsingasamskiptum heita félagsmenn að virða trúnað sín á milli og að greina ekki frá upplýsingum sem þeir komast að innan hópsins án sannanlegs samþykkis þess félagsmanns er veitti upplýsingarnar.
7. gr.
Aðild að félaginu er bundin því skilyrði að félagar hafi greitt ársgjald skv. 9. gr. og óskað aðildar.
8. gr.
Félagið getur kosið heiðursfélaga samkvæmt tillögu frá stjórn félagsins og telst það æðsta viðurkenning
félagsins.
Tillaga um slíkt kjör skal borin fram á fundi í félaginu og telst hún samþykkt ef 3/4 fundarmanna greiða henni atkvæði. Stjórn félagsins skal halda skrá yfir heiðursfélaga.
9.gr.
Stjórn félags heldur félagatal.
10. gr.
Stjórn félags ákveður ársgjald félagsmanna að fengnu samþykki aðalfundar.
11. gr.
Félagið áskilur sér rétt til að víkja félagsmanni úr félaginu hafi hann brotið gegn lögum félagsins.
Kröfu um brottvísun félagsmanns á grundvelli greinarinnar skal tekin fyrir á sérstökum aðalfundi, svokölluðum aukaaðalfundi, eða sem aðskilin og sérstök kosning á aðalfundi. Krafa um brottvísun skal tekin fram í fundarboði og telst hún samþykkt ef 3/4 fundarmanna greiða henni atkvæði.
12. gr.
Reikningsár félagsins er milli aðalfunda. Reikningum félagsins skal lokað og skilað til endurskoðenda félagsins sjö sólarhringum fyrir aðalfund.
Endurskoðandi skal skipaður á aðalfundi.
Ársreikningur félagsins skal samþykktur af löggiltum endurskoðanda fyrir aðalfund ár hvert.
III. kafli
AÐALFUNDUR
13. gr.
Aðalfundur hefur æðsta vald í málefnum félagsins. Aðalfund skal halda í janúar ár hvert. Til hans skal boða með áberandi auglýsingu og tölvupósti til félagsmanna samkvæmt félagsskrá, með mánuðar fyrirvara hið skemmsta.
Einungis þeir félagsmenn sem greitt hafa árgjald hafa atkvæðisrétt á aðalfundi.
Vægi atkvæða ræður úrslitum mála á aðalfundi, nema annars sé getið í lögum þessum.
14. gr.
Dagskrá aðalfundar skal vera:
- Skýrsla stjórnar.
- Stjórnin leggur fram endurskoðaða reikninga félagsins.
- Umræður um skýrslu og reikninga.
- Lagabreytingar.
- Kosning stjórnar fyrir næsta starfsár.
- Önnur mál.
15. gr.
Kosning stjórnar skal vera opin nema félagsmaður leggi fram kröfu um að kosning verði leynileg viku fyrir aðalfund. Skal sú krafa berast fráfarandi stjórn viku fyrir aðalfund. Sá telst réttkjörinn til embættis sem hefur hlotið meiri hluta greiddra atkvæða. Falli atkvæði jafnt skal kosið aftur.
Stjórn félagsins skipar kosningastjóra fyrir aðalfund. Hann er ekki kjörgengur og má ekki sitja í stjórn. Kosningastjóri fer með framkvæmd kosningar á aðalfundi og fundarstjórn þess liðs dagskrár aðalfundar.
16. gr.
Lögum félagsins verður aðeins breytt á aðalfundi félagsins. Tillögum til lagabreytinga skal skilað til stjórnar eigi síðar en viku fyrir aðalfund. Skal getið sérstaklega á ítrekuðu fundarboði, um leið og tillagan er komin fram, að hún verið tekin til meðferðar og efni hennar lýst.
Nái tillaga til lagabreytinga samþykki 2/3 fundarmanna á aðalfundi telst hún samþykkt og tekur hún gildi í lok þess aðalfundar.
IV. kafli
STJÓRN OG HLUTVERK STJÓRNAR
17. gr.
Stjórn félagsins, sem kjörin er til eins árs í senn, samanstendur af formanni, varaformanni, gjaldkera og ritara. Einnig skal kjósa tvo varamenn í stjórn.
Starfsár stjórnar sem kjörin er á aðalfundi hefst 1. febrúar. Á þeim tíma sem líður milli aðalfundar og stjórnarskipta skal viðtakandi stjórn kynna sér félagið og störf fráfarandi stjórnar og móta stefnu fyrir starfsár sitt.
18. gr.
Stjórn félagsins ræður málefnum þess með þeim takmörkunum sem lög þessi setja. Stjórnin er rekstrarstjórn og tekur ákvarðanir um starfsemi félagsins sem þurfa þykir til að fylgja lögum þessum. Stjórnin vinnur að markmiðum félagsins og tryggir starfsemi þess.
Stjórn félagsins skal yfirfara ætlaðar umsóknir um styrki og verkefni sem félagsmenn óska eftir að leggja fram í nafni félagsins. Stjórn félagsins er ekki ritstjórn og ritskoðar því ekki eða ákvarðar um heimilt rannsóknarefni; athugun stjórnar félagsins skal vera gagnvart formi umsóknar. Stjórn skal setja sér verklag um athugun umsókna félagsmanna í nafni félagsins og fara yfir slíkar umsóknir til að tryggja vönduð akademisk vinnubrögð.
Stjórnin er ábyrg fyrir fjárreiðum og skuldbindingum gagnvart öðrum aðilum samkvæmt lögum þessum. Stjórn skal samþykkja rekstrar- og fjárhagsáætlun lagða fram af gjaldkera.
Formaður, varaformaður og gjaldkeri skulu geta hlotið prókúru og umboð stjórnar til undirritunar skuldbindinga gagnvart þriðja aðila. Slíkt umboð skal ávallt vera skriflegt, skýrt um efni sitt og undirritað af meirihluta stjórnar hverju sinni.
19. gr.
Stjórnarfundi skal boða með tryggilegum hætti og með viku fyrirvara, ef unnt er. Fundarboð skal innihalda dagskrá fundar. Stjórnarfundur er ályktunarfær ef fjórir stjórnarmenn hið fæsta sækja fund og sitja. Vægi atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum. Falli atkvæði jafnt ræður atkvæði formanns úrslitum.
20. gr.
Formaður
Formaður hefur yfirumsjón með starfsemi félagsins og skiptir á milli stjórnarmanna þeim verkum, sem ekki eru skilgreind í lögum þessum. Hann boðar fundi sem haldnir eru á vegum félagsins og stýrir stjórnarfundum.
21. gr.
Varaformaður
Varaformaður sinnir störfum formanns í fjarveru hans, en er honum annars til aðstoðar. Þá er varaformaður tengiliður við meðlimi félagsins.
22. gr.
Ritari
Ritari ritar fundargerðir og heldur gerðabók, þar sem haldin skal skrá yfir helstu viðburði og ákvarðanir félagsins. Hann annast útgáfu laga félagsins og sér til þess að þau séu í samræmi við lög hverju sinni.
23. gr.
Gjaldkeri
Gjaldkeri stýrir fjárreiðum félagsins og ber ábyrgð gagnvart félagsfundi á bókhaldi þess. Gjaldkeri skal hafa yfirumsjón með styrktaraðilum félagsins. Þá skal gjaldkeri bera ábyrgð á því að félagið standi skil á öllum gjöldum sem því ber að greiða.
24. gr.
Halda skal gerðabók stjórnar og skulu staðfestar fundargerðir færðar í hana. Afrit fundargerða skulu send samstarfsaðilum sem þess óska auk þess að vera gerð félagsmönnum aðgengileg.
25. gr.
Stjórn félagsins er skylt að efna til almenns félagsfundar þrisvar sinnum á hverju starfsári. Einnig er stjórninni það skylt ef fimmtán félagsmenn hið fæsta óska þess skriflega. Almennir fundir skulu auglýstir tryggilega, með eigi minna en tveggja vikna fyrirvara.
26. gr.
Komi fram vantrauststillaga á einstaka stjórnarmeðlimi eða stjórn félagsins á almennum fundi skal hún hljóta sömu meðferð og afgreiðslu og lagabreytingartillögur hvað snertir birtingarfrest, auglýsingu og samþykki.
Nái vantraust fram að ganga gagnvart einstaka stjórnarmanni skal varamaður taka sæti hans. Nái vantraust fram að ganga gagnvart tveimur eða fleiri stjórnarmönnum í einu skal fundarstjóri boða til almenns fundar innan tveggja vikna með tryggilegum hætti, með að minnsta kosti viku fyrirvara. Skal þar kjósa nýjan stjórnarmeðlim eða bráðabirgðastjórn sem situr fram að næsta aðalfundi félagsins. Varðandi kosningu til þeirrar stjórnar gilda reglur 14. gr.
Sömu reglur gilda ef stjórn félagsins segir af sér í heild eða að hluta.
27. gr.
Stjórn félagsins skipar í nefndir á vegum félagsins. Einnig getur stjórn skipað sérstaka fulltrúa til að fara með ýmis mál, þar á meðal verkefnastjórn.
Formenn nefnda, sérstakir fulltrúar og aðstoðarmenn stjórnar félagsins hafa rétt til setu á fundum stjórnarinnar og njóta þar mál- og tillögufrelsis. Þessir aðilar njóta ekki kosningaréttar við ákvörðunartöku stjórnar nema stjórnin ákveði annað.
V. kafli
NEFNDIR
28. gr.
Ritrýninefnd
Ritrýninefnd skal starfa á vegum félagsins til ritrýni fyrir útgáfu í nafni félagsins. Almenn viðmið við ritrýni fræðigreina skulu viðhöfð. Stjórn félagsins skipar formann og tvo nefndarmenn til viðbótar í ritrýninefnd. Ritrýninefnd setur sér eigin starfsreglur sem samþykktar skulu af stjórn félagsins.
Aðilar í ritnefnd félagsins geta ekki tekið sæti í ritrýninefnd.
29. gr.
Ritnefnd
Stjórn félagsins skal skipa þriggja manna ritnefnd, þar af einn ritstjóra, til að starfa að útgáfu á vegum félagsins. Ritstjóri situr stjórnarfundi að boði stjórnar.
Stjórnarmenn geta ekki setið í ritnefnd né aðilar í ritrýninefnd.
VI. kafli
SAMSTARF
30. gr.
Stofnanir, fyrirtæki og aðrir sem ekki hafa félagsaðild geta óskað samstarfsaðildar að félaginu. Stjórn félagsins ákvarðar um aðild samstarfsaðila að félaginu í hvert sinn. Samstarfaðilar fá aðgang að félagatali, fundargerðum stjórnar og útgáfu félagsins auk annarra sérkjara.
Samstarfsaðilar greiða árgjald í samræmi við ákvörðun stjórnar um árgjald vegna samstarfsaðildar, en njóta ekki félagsaðildar sem félagsmenn.
31. gr.
Stjórn félagsins tekur ákvarðanir um annað og frekara samstarf við einstaka aðila. Ef slíkt samstarf kann að hafa áhrif á sjálfstæði eða trúverðugleika félagsins skal efna til félagsfundar til að sækja heimild félagsmanna áður en slíkt samstarf er samþykkt.
32. gr.
Stjórn er heimilt að taka á móti styrkjum og gjöfum frá samstarfsaðilum auk annarra. Stjórn getur þó hafnað slíkum gjöfum þegar við á.
VII. kafli
ÝMIS ÁKVÆÐI
33. gr.
Nú kemur fram tillaga um að félaginu skuli slitið og skal sú tillaga hljóta einróma samþykki félagsfundar.
34. gr.
Verði félagið lagt niður skal eignum þess ef einhverjar verða, skipt jafnt á milli starfandi fræðassetra á sviði öryggis- og varnarmála á Íslandi eftir greiðslu skulda.
35. gr.
Meiriháttar ágreining um lög þessi skal útkljá af gerðardómi. Skal stjórn félagsins vísa málum til gerðardóms og kjósa einn mann í dóminn. Félagsfundur skal kjósa annan mann í gerðardóminn og forstöðumaður Alþjóðamálastofnunar þann þriðja.
36. gr.
Að loknum aðalfundi hvert ár skal stjórn félagsins gera gildandi lög félagsins félagsmönnum aðgengileg.
Reykjavík, 11. mars 2010.
Stofnendur félagsins
Nexus 